Regimento interno do Comitê Executivo de Ética

1. OBJETIVO

1.1. O Comitê Executivo de Ética e Conduta (“Comitê”) de Romi S.A. (“Companhia”) tem como finalidade promover a legitimação, a disseminação, o respeito, o treinamento, o cumprimento, a revisão e o aprimoramento do Código de Ética e de Conduta Empresarial da Companhia (“Código de Ética”) e do Canal de Denúncia, além de zelar pelo cumprimento do Estatuto Social da Companhia, das Políticas Internas e da Legislação em geral, com relação aos seus aspectos éticos.
1.2. O Comitê é um órgão colegiado interno da Companhia, de caráter independente, com o objetivo de avaliar e acompanhar as questões que envolvem os aspectos e valores éticos e de conduta da Companhia, a fim de subsidiar as decisões da Diretoria e, quando for o caso, do Conselho de Administração.
1.3. O Comitê pauta suas ações pelos princípios éticos e pelas diretrizes de conduta empresarial estabelecidos no Código de Ética.
1.4. As atribuições do Comitê não competem com, ou prejudicam, as obrigações e responsabilidades da Diretoria, do Conselho de Administração e seus Comitês, dos Conselhos Fiscal e Consultivo da Companhia (se instalados), conforme previsto no Capítulo XII e XIII da Lei 6.404/76

2. ABRANGÊNCIA

2.1. A atuação do Comitê abrange todas as ações que envolvam colaboradores com ou sem vínculo empregatício, fornecedores, clientes, prestadores de serviços e parceiros da Companhia, além das partes relacionadas, conforme definição legal.

3. ATRIBUIÇÕES

3.1. Estão entre as atribuições do Comitê:

• Atuar com confidencialidade, independentemente do assunto;

• Receber denúncias que tratem de desvios dos valores éticos da Companhia, principalmente através do Canal de Comunicação – Denúncias Éticas;

• Avaliar e discutir os casos denunciados tendo como base principalmente o Código de Ética;

• Contribuir, em caráter não exclusivo, com a atualização do Código de Ética bem como dos demais normativos internos da Companhia que tenham como objetivo disciplinar a ética e conduta dos empregados e terceiros;

• Atuar preventivamente na resposta de questionamentos em geral sobre as dúvidas de caráter ético surgidas nas condutas de empregados e terceiros;

• Dar conhecimento ao Diretor das áreas envolvidas, sobre as apurações e eventuais recomendações que o Comitê entender cabíveis;

• Informar periodicamente à Diretoria sobre a situação dos casos analisados pelo Comitê;

• Averiguar, processar e decidir sobre objetos de denúncia de transgressão ética recebidos pelos canais de acesso previsto no Código de Ética e julgados admissíveis;

• Exercer as atribuições previstas na Política de Transação com Partes Relacionadas;

• Monitorar os registros de entrada e de processamento das denúncias de transgressão ética, com a finalidade de manter diagnóstico atualizado sobre os temas, as áreas e as funções eticamente mais vulneráveis na empresa;

• Apresentar recomendações à Diretoria e, quando tratar-se de transgressão ética de membros da Diretoria, ao Conselho de Administração, sobre os casos analisados e procedimentos que deverão ser observados.

4. POSIÇÃO NA ESTRUTURA

4.1. O Comitê reporta-se ao Conselho de Administração da Companhia, endereçando ao órgão suas atas contendo as recomendações à Diretoria e, quando for o caso, ao próprio Conselho de Administração.

5. COMPOSIÇÃO

5.1. O Comitê é um órgão composto por 4 membros permanentes, sendo 1 membro o Diretor Presidente, 1 membro indicado pelo Diretor Presidente, 1 membro o Auditor Interno e 1 membro designado pela área de Compliance. O Comitê poderá convidar para suas reuniões Diretores e empregados da Companhia, membros dos Conselhos de Administração e Fiscal.

5.2. O mandato dos membros do Comitê é por prazo indeterminado, podendo haver nova nomeação a qualquer momento, a critério do Diretor Presidente.

5.3. Os membros do Comitê, uma vez nomeados, não têm suplentes; excepcionalmente, no caso de impedimento ou conflito de interesse, um membro do Comitê pode ser substituído temporariamente por outro representante, nomeado nos termos do item 5.4 supra, desde que haja concordância prévia do Comitê.

5.4. Os membros do Comitê, na impossibilidade de comparecer a determinada reunião ou atividade promovida pelo Comitê, poderão, pontualmente, nomear por escrito um representante para substituí-los.

5.5. Excepcionalmente, qualquer empregado ou pessoa alheia aos quadros da Companhia pode ser convocado para participar de reunião do Comitê, a título de cooperação.

5.6. Deverão constar nas atas:

• a lista dos membros presentes, devidamente assinada;
• pontos relevantes das discussões; e
• recomendações feitas pelo Comitê para as áreas envolvidas.

6. FUNCIONAMENTO

6.1. O Comitê é coordenado pelo Auditor Interno (“Coordenador”), que proverá todos os recursos materiais necessários para o seu bom funcionamento, o qual poderá contar com o auxílio do Secretário.

6.2. Compete ao Coordenador definir a pauta dos trabalhos, convocar, presidir as reuniões.

6.3. Todos os atos e decisões do Comitê serão registrados em Ata, a qual será elaborada e assinada no final de cada reunião.

6.4. As manifestações do Comitê são proferidas preferencialmente por consenso; caso isso não seja possível em algum tema, serão precedidas de votação com maioria simples, com registro em Ata da contagem dos votos a favor, dos votos contra e das abstenções, tendo o Coordenador o direito ao voto de qualidade, em caso de empate nas votações.

7. DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1. Este Regimento foi aprovado pelo Conselho de Administração da Companhia na reunião realizada em 10 de dezembro de 2019 entrará em vigor em 02 de março de 2020, por prazo indeterminado, revogando e substituindo o Regimento anteriormente em vigor, bem como quaisquer normas ou procedimentos em contrário.

7.2. Este Regimento poderá ser alterado, a qualquer tempo, por deliberação do Conselho de Administração, devendo sempre ser observadas as prescrições da legislação em vigor, do Estatuto Social e do Regulamento do Novo Mercado.

7.3. Em caso de divergências entre as diversas normas, prevalecerá, na sequência, a legislação em vigor, o Estatuto Social, o Regulamento do Novo Mercado e este Regimento.

7.4. As omissões, divergências, dúvidas de interpretação e eventuais alterações dos dispositivos deste Regimento Interno serão decididas por deliberação em reunião do Conselho de Administração.

Conselho de Administração

Santa Bárbara d’Oeste, 10 de dezembro de 2019.