Regimento interno do Comitê de Diversidade e Inclusão

CAPÍTULO I
DO COMITÊ DE DIVERSIDADE E INCLUSÃO

Artigo 1º. O Comitê de Diversidade e Inclusão (“Comitê”) é órgão de assessoramento vinculado diretamente à Diretoria submetido à legislação e à regulamentação aplicáveis, ao disposto no Estatuto ROMI S.A. (“Companhia”), e a este Regimento Interno (“Regimento”), o qual disciplina o seu funcionamento.

§1º. O Comitê tem por objetivo:

(i) assessorar a Diretoria no cumprimento de suas atribuições com relação às regras e princípios de processos relativos à gestão de pessoas, por meio da definição, implementação e gerenciamento de programas de diversidade e inclusão, incluindo mas não se limitando aos processos de recrutamento, contratação, treinamento, promoção e demissão promovendo um local de trabalho de inclusão, alinhadas à estratégia, cultura e valores da Companhia para promover um ambiente de trabalho cada vez mais diverso e inclusivo;
(ii) dar transparência aos posicionamentos e direcionamentos da Companhia e suas subsidiárias, visando um ambiente livre de discriminação, que fomenta e valoriza o respeito, a igualdade e oportunidades;
(iii) ser responsável pelo desenvolvimento de ações afirmativas, com base no trabalho que será desenvolvido por grupos internos dentro da Companhia, com objetivo de realizar uma escuta ativa dos colaboradores e traçar planos de ação a partir das oportunidades de melhoria detectadas.

§2º. O Comitê reportar-se-á à Diretoria, atuando com independência em relação à Diretoria da Companhia, com autonomia no que se refere as suas atribuições.

Artigo 2º. As decisões tomadas pelo Comitê, bem como as políticas e medidas propostas, consistem em recomendações a serem encaminhadas à Diretoria.

Parágrafo Único. O Comitê não constitui órgão deliberativo da Companhia e as recomendações por ele proferidas não vinculam a Diretoria ou a Companhia.

CAPÍTULO II
COMPOSIÇÃO E FUNCIONAMENTO DO COMITÊ

Artigo 3º. O Comitê funcionará em caráter permanente.

Artigo 4º. O Comitê será composto por no mínimo 3 (três) e no máximo 7 (sete) membros, eleitos pela Diretoria, selecionados entre empregados da Companhia que tenham manifestado interesse, observando-se as seguintes regras:

(a) Pelo menos, 50% de mulheres;
(b) Deverão ser escolhidas, preferencialmente, pessoas pretas, pardas e/ou indígenas, com deficiência e da comunidade LGBTQIAP+;
(c) O Comitê deverá contar com dois assentos permanentes, sendo um indicado pelo departamento de Recursos Humanos e um indicado pela área de Compliance; e
(d) Deverão ser escolhidos profissionais com notórios conhecimentos sobre as atividades que integram o escopo do Comitê.

Artigo 5º. A Diretoria elegerá, dentre os membros do Comitê, um Coordenador.

§1º. Compete ao Coordenador organizar e coordenar as atividades do Comitê, incluindo, entre outras atribuições:

(a) propor, até o início de cada exercício, o cronograma de atividades para o exercício correspondente, incluindo o calendário anual de reuniões ordinárias;
(b) definir a ordem do dia, convocar, instalar e presidir as reuniões do Comitê;
(c) representar o Comitê perante quaisquer outros órgãos de governança da Companhia, assinando, quando necessário, quaisquer correspondências, convites e relatórios em nome do Comitê;
(d) reportar a Diretoria os trabalhos realizados pelo Comitê;
(e) cumprir e fazer cumprir este Regimento.

Artigo 6º. O mandato dos membros do Comitê terá prazo de 1 (um) ano.

§1º. Os membros do Comitê tomarão posse de seus cargos no Comitê mediante assinatura do Termo de Posse aplicável.

§2º. Os membros do Comitê poderão ser destituídos a qualquer momento por deliberação da Diretoria ou renunciar a seu exclusivo critério, devendo manifestar-se por escrito.

§3º. No caso de ausência, licença ou impedimento temporário do Coordenador, este poderá designar qualquer dos outros membros para ser seu substituto, dando conhecimento da sua escolha aos demais membros do Comitê e ao Presidente da Diretoria.

§4º. No caso de vacância ou renúncia do cargo de Coordenador, o substituto deverá ser eleito por deliberação da Diretoria; até a realização dessa deliberação, poderão os demais membros do Comitê, por maioria, indicar um membro do Comitê para assumir as funções de Coordenador temporariamente.

§5º. No caso de vacância do cargo ou de não participação de forma não justificada de membro do Comitê em mais de 3 (três) reuniões sucessivas do Comitê, o Coordenador ou qualquer outro membro do Comitê poderá solicitar ao Diretor-Presidente que convoque reunião da Diretoria para deliberar sobre a eleição de novo membro do Comitê para o cargo vago ou para o cargo do membro ausente das reuniões do Comitê, conforme o caso, observando-se que a ausência somente será considerada justificada para os casos de férias, treinamentos oficiais e outros afastamentos autorizados por lei, convenção ou acordo coletivo.

Artigo 7º. Observadas as competências funcionais do Coordenador, não haverá qualquer hierarquia entre os membros do Comitê.

Artigo 8º. O Comitê não fará jus a qualquer remuneração, sendo certo que seus membros compreendem tratar-se de um trabalho opcional, o qual será realizado no horário de expediente em substituição às atividades realizadas pelo empregado, pelas quais já é remunerado pela Companhia.

Artigo 9º. Os membros do Comitê deverão executar suas atividades com diligência e lealdade, devendo guardar sigilo sobre qualquer informação relevante, privilegiada ou estratégica tratada pelo Comitê, sendo-lhes vedado valer-se da informação para obter, para si ou para outrem, qualquer tipo de vantagem.

Artigo 10. O Comitê também terá um Secretário eleito pela Diretoria, que será responsável pela elaboração das atas das reuniões e por prestar todo e qualquer auxílio necessário ao pleno funcionamento do Comitê, praticando todos os atos que lhe forem solicitados pelos membros do Comitê nos termos deste Regimento.

CAPÍTULO III
COMPETÊNCIA

Artigo 11. Sem prejuízo de outras competências que lhe sejam conferidas pela Diretoria, competirá ao Comitê de Diversidade e Inclusão:

(a) sugerir alterações ao presente Regimento e regras complementares para o seu funcionamento, submetendo-as à análise da Diretoria;
(b) manter a Diretoria informada e atualizada acerca das normas, regulamentações e recomendações deste Comitê;
(c) auxiliar a Diretoria em sua missão para garantir um ambiente de trabalho justo onde todos tenham igualdade de oportunidades para desenvolver seu potencial, valorizando as diversidades, inclusão e a igualdade de tratamento em todos os níveis e processos da Companhia, por um ambiente saudável com equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos colaboradores;
(d) elaborar relatório anual resumido contendo a descrição das atividades do Comitê, que deverá ser enviado à Diretoria.

Parágrafo Único. Anualmente, o Comitê aprovará um cronograma de atividades para o exercício social correspondente, por iniciativa do Coordenador, sendo certo que esse cronograma poderá ser revisto ao longo do ano por deliberação do próprio Comitê.

CAPÍTULO IV
REUNIÕES

Artigo 12. O Comitê reunir-se-á ordinariamente uma vez ao mês ou, extraordinariamente, sempre que convocado pelo seu Coordenador ou pelo Presidente da Diretoria.

Artigo 13. As convocações das reuniões do Comitê serão realizadas por e-mail e enviadas aos membros do Comitê com antecedência de no mínimo 5 (cinco) dias da data da respectiva reunião, especificando data, hora e local, incluindo a ordem do dia. A convocação poderá ser dispensada sempre que estiver presente à reunião a totalidade dos membros do Comitê, ou pela concordância prévia, por escrito, dos membros ausentes.

§1º. Qualquer proposta e toda a documentação necessária e correlata à ordem do dia deverão ser disponibilizadas aos membros do Comitê preferencialmente quando do envio da convocação.

§2º. Na hipótese de assuntos que exijam apreciação urgente, o Coordenador poderá mediante justificativa convocar reunião do Comitê com prazo inferior ao descrito no caput deste Artigo 13, sendo esta reunião considerada válida e efetiva para todos os fins, desde que observado o quórum de instalação da reunião.

Artigo 14. Quaisquer membros do Comitê, bem como as áreas internas da Companhia com atuação relacionada ao escopo do Comitê, poderão encaminhar ao Coordenador sugestões de temas a serem incluídos na ordem do dia da próxima reunião do Comitê. Caberá ao Coordenador definir as prioridades e elaborar a ordem do dia e providenciar a convocação da reunião, na forma do art. 13 acima.

Artigo 15. Cada membro do Comitê terá direito a 1 (um) voto nas reuniões do Comitê, cabendo ao Coordenador, além do seu próprio voto, o voto de qualidade no caso de empate. As deliberações do Comitê serão tomadas por maioria de votos, sendo que a reunião será considerada validamente instalada com a presença de, no mínimo, metade dos membros constituídos do Comitê.

Parágrafo Único. Na falta do quórum mínimo estabelecido no caput deste Artigo 15, se o assunto a ser tratado exigir apreciação urgente, o Coordenador poderá convocar nova reunião, que deverá ser instalada com qualquer quórum.

Artigo 16. As reuniões do Comitê deverão ser realizadas na sede da Companhia, podendo ser realizadas virtualmente.

Artigo 17. A participação em reuniões do Comitê será preferencialmente presencial. No entanto, é permitida a participação nas reuniões ordinárias e extraordinárias do Comitê por meio de sistema de conferência telefônica, videoconferência ou qualquer outro meio de comunicação que permita a identificação do membro do Comitê e a comunicação simultânea com todas as demais pessoas presentes à reunião.

Artigo 18. O Coordenador poderá convidar consultores externos e auxiliar nos trabalhos do Comitê.

§1º. Tais convidados participarão da reunião do Comitê somente durante o período em que a matéria que originou sua convocação esteja sendo apreciada e não terão direito a voto nas deliberações do Comitê.

§2º. A participação de qualquer convidado nas reuniões do Comitê deve ser aprovada pelo Coordenador previamente à realização de tal reunião.

Artigo 19. O Comitê pode, no âmbito de suas atribuições, utilizar-se do trabalho de especialistas, o que não o eximirá de suas responsabilidades perante a Companhia.

Artigo 20. Os assuntos, orientações, discussões, recomendações e pareceres do Comitê serão consignados nas atas de suas reuniões, as quais serão disponibilizadas aos membros do Comitê presentes, e delas deverão constar os pontos relevantes das discussões, a relação dos presentes, menção às ausências justificadas, as providências solicitadas e eventuais pontos de divergência entre os membros.

§1º. As cópias das atas de reunião do Comitê deverão ser disponibilizadas ao Diretor-Presidente.

§2º. Os documentos de suporte das reuniões ficarão arquivados no repositório de arquivos, o qual todos os membros terão acesso.

Artigo 21. Os membros do Comitê poderão formular ao Coordenador pedidos de informações ou esclarecimentos relativos a matérias discutidas na ordem do dia de determinada reunião do Comitê, sendo que caberá ao Coordenador dar a tais pedidos o encaminhamento apropriado.

CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Artigo 22. Este Regimento entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria e deverá ser interpretado em conjunto com a Política de Diversidade e Inclusão da Companhia.

Artigo 23. A partir da sua aprovação, o Regimento deverá ser imediatamente observado e respeitado pela Companhia, seus diretores, e colaboradores.

Artigo 24. Eventuais casos omissos ou conflitantes a este Regimento serão dirimidos pela área da Compliance da Companhia.

Artigo 25. Após a aprovação e devida formalização, este Regimento deverá ser divulgado ao mercado em geral, por meio do website na área de Compliance, ficando convalidadas todas as deliberações do Comitê anteriores à aprovação deste Regimento.

Aprovado pela Diretoria da Companhia em reunião realizada em 13/06/2024